Työnhakijoiden tietosuojaseloste

Päivitetty: 9.4.2021

Siili Solutions Oyj konserniyhtiöineen ("Siili", myös "me"; y-tunnus 1979903-5) arvostaa yksityisyyttäsi ja on sitoutunut suojaamaan henkilötietosi. Siili toimii henkilötietojesi rekisterinpitäjänä kuten tässä työnhakijoiden tietosuojaselosteessa (”Seloste”) on kuvattu. Rekisterinpitäjänä Siili on vastuussa henkilötietojesi käsittelemisestä ja määrittelee henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Tässä Selosteessa kuvataan, kuinka pidämme henkilötietosi (”Työnhakijatiedot”) turvassa ja luottamuksellisina. Lisäksi kerromme sinulle Työnhakijatietojesi käsittelyn käytännöistä rekrytointiprosessiin (”Rekrytointiprosessi”) liittyen. Tämän Selosteen soveltamisalaan kuuluu myös Työnhakijatietojesi käsitteleminen rekrytointityökaluissamme, joita käytetään esimerkiksi työpaikkailmoitusten julkaisemiseen ja työhakemusten vastaanottamiseen.

Siili käsittelee Työnhakijatietojasi aina soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Lue tämä Seloste huolellisesti ennen Rekrytointiprosessiin osallistumista. Osallistumalla Rekrytointiprosessiin ja/tai luovuttamalla meille suoraan tai epäsuorasti Työnhakijatietojasi, ilmaiset ymmärryksesi siitä, että henkilötietojasi käsitellään tämän Selosteen mukaisesti. Muussa tapauksessa odotamme, että et osallistu Rekrytointiprosessiin ja et luovuta Työnhakijatietojasi tai lopetat Työnhakijatietojesi luovuttamisen. Huomioi, että jos meillä ei ole tarvittavia Työnhakijatietojasi, meidän ei ole välttämättä mahdollista ottaa sinua huomioon Rekrytointiprosessissa.

Suostumuksesi

Antamasi suostumus Työnhakijatietojesi käsittelemiseksi kattaa kaiken Työnhakijatietojesi keräämisen (myös tietojen keräämisen kolmansilta osapuolilta tai kolmannen osapuolen lähteistä, jotka ovat olennaisia Rekrytointiprosessin kannalta) ja käsittelytoimet kaikille Työnhakijatiedoillesi, jotka on kerätty Rekrytointiprosessin yhteydessä niihin tarkoituksiin, jotka tässä Selosteessa on määritelty.

Annat meille suostumuksesi Työnhakijatietojesi käsittelyyn luovuttamalla meille Työnhakijatietojasi joko jatkamalla rekrytointityökalujemme käyttöä tai ottamalla meihin yhteyttä jollakin muulla tavalla, esimerkiksi sähköpostitse tai kirjeitse.

Vaikka emme yleensä kerää tai käsittele omasta aloitteestamme Arkaluonteisia Työnhakijatietoja (kuten jäljempänä määritelty), suostumuksesi kattaa myös tällaisten tietojen keräämisen ja käsittelemisen. Jos omasta aloitteestasi luovutat meille Arkaluonteisia Työnhakijatietojasi (esim. terveystietojasi osana hakemustasi tai CV:täsi), annat meille samalla nimenomaisen suostumuksesi luovuttamiesi Arkaluonteisten Työnhakijatietojen käsittelyyn tämän Selosteen mukaisiin tarkoituksiin.

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi koska tahansa. Jos haluat peruuttaa suostumuksesi, ota yhteyttä sähköpostiosoitteeseen dataprotection@siili.com.

Huomioi, että suostumuksesi peruuttaminen estää meitä ottamasta sinua huomioon Rekrytointiprosessissa.

 

Työnhakijatietojesi lainmukainen käsittely

Työnhakijatietojesi käsitteleminen perustuu:

• suostumukseesi ja kolmansilta osapuolilta saatuihin suostumuksiin (kuten laki voi edellyttää);

• Siilin lakisääteisiin oikeuksiin ja velvollisuuksiin – näitä lakeja ovat mm. työ-, tietosuoja- ja rikoslainsäädäntö sekä syrjimättömyyslait;
• Siilin oikeutettuihin etuihin – mm. arviointi soveltuvuudestasi hakemaasi rooliin ja

• työsopimuksen solmimiseen kanssasi, mikäli sinut valitaan hakemaasi rooliin.

Mikäli haluamme säilyttää Työnhakijatietosi harkitaksemme sinua tulevaisuudessa avoimiin paikkoihimme, pyydämme tähän erillisen suostumuksesi joko ennen sitä tai sen jälkeen kun olet hakenut meiltä työpaikkaa.

Työnhakijatietojesi keräämisen tavat ja tietolähteet

Rekrytointiprosessiin osallistuminen edellyttää, että luovutat meille määrättyjä Työnhakijatietojasi. Sen lisäksi, että hyödynnämme rekrytoinnissa sähköisiä rekrytointityökaluja, voimme myös Rekrytointiprosessista riippuen kerätä kaikki tai määrätyt Työnhakijatietosi puhelimitse, työhaastattelussa tai muulla ei-digitaalisella tavalla.

Lisäksi jos informoimme sinua asiasta etukäteen ja saamme sinulta suostumuksen, voimme kerätä Työnhakijatietosi julkisista lähteistä (esim. internetprofiilit), kolmansilta osapuolilta (esim. aiemmat työnantajat), omilta työntekijöiltämme ja/tai muilta henkilöiltä, jotka tarjoavat meille palvelujaan. Voimme myös kerätä työnhakijatietojasi persoonallisuus- ja soveltuvuustestien muodossa, mikäli nämä testit kuuluvat osaksi Rekrytointiprosessiamme. Antamalla meille suostumuksesi yllä kuvatulla tavalla, suostut myös Työnhakijatietojesi keräämiseen kolmansilta osapuolilta kuten tässä osiossa on kuvattu.

Työnhakijatietosi, joita Siili kerää ja käsittelee

Tyypillisiä Työnhakijatietojasi, joita keräämme ja käsittelemme, ovat nimesi ja yhteystietosi, työkokemuksesi, koulutuksesi, taitosi, suosittelijasi, CV:si sekä työhakemuksesi. Kun luovutat meille kolmanteen osapuoleen liittyvää tietoa (kuten suosittelijasi henkilötiedot), olet vastuussa kolmansien osapuolten suostumusten hankkimisesta kuten laki edellyttää.

Voimme kerätä myös muunlaista Rekrytointiprosessin kannalta olennaista Työnhakijatietoa.

Emme yleensä kerää tai käsittele Työnhakijatietoa, joka kuuluu arkaluonteisiin henkilötietoihin (”Arkaluonteinen Työnhakijatieto”). Arkaluonteinen henkilötieto tarkoittaa tietosuoja-asetuksessa määritellyn mukaisesti henkilötietoa, josta ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys taikka terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot. Voimme kuitenkin kerätä ja käsitellä Arkaluonteisia Työnhakijatietoja esimerkiksi silloin, jos näiden tietojen käsitteleminen on tarpeen pakollisen lainsäädännön vaatimuksen noudattamiseksi tai muusta perustellusta syystä.

Työnhakijatietosi, joita voimme käsitellä, on listattu alla.

• Nimitiedot
• Kotiosoite
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• CV (dokumentti)
• Työhakemus (dokumentti)
• Palkkatoive
• Mahdolliset sisäiset suosittelijat
• Mahdolliset ulkoiset suosittelijat
• Työhaastattelun muistiinpanot
• Työnhakijan soveltuvuuden arvioiminen
• Työsopimusehdotus
• Palkkatarjous
• Aloituspäivä
• Titteli/rooli
• Sovitut etuudet
• Muut henkilötiedot, jotka luovutat meille osana Rekrytointiprosessia

Työnhakijatietojesi käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme Työnhakijatietojasi vain Rekrytointiprosessissa, joka käsittää työhakemusten vastaanottamisen, työhaastatteluiden toteuttamisen, hakijan potentiaalin arvioimisen ja muut mahdolliset toimet, joita tarvitaan Rekrytointiprosessin toteuttamiseksi. Ensisijainen käsittelyn tarkoitus on:

• Siilin avoimien työpaikkojen täyttäminen

Työnhakijatietojesi käsittelyn tarkoitukset on listattu tarkemmin alla.

• Työnhakijoiden tunnistaminen (myös tulevaisuuden kannalta)
• Työnhakijoiden kanssa kommunikoiminen (tiedon tarjoaminen ja keskustelun mahdollistaminen)
• Rekrytointiprosessin ja perehdytyksen mahdollistaminen ja hallinnoiminen
• Työnhakijoiden työllistymismahdollisuuksien arvioiminen
• Työsopimukseen liittyvä neuvottelu ja päätöksenteko (mukaan lukien etuudet)
• Hakijapoolin kerääminen ja ylläpitäminen tulevaisuuden avoimia paikkoja varten ja tarpeettoman kommunikoinnin välttäminen
• Palautteen kerääminen työnhakijoilta
• Pakollisen lainsäädännön (mm. yhdenvertaisuuslaki 1325/2014) edellyttämien rekisterinpitäjän ja työnhakijan oikeuksien ja velvollisuuksien toteutumisen varmistaminen

Työnhakijatietojasi ei käytetä suoramarkkinointiin tai muihin tarkoituksiin kuin niihin, jotka on kuvattu tässä Selosteessa.

 

Työnhakijatietojesi säilyttäminen

Lähtökohtaisesti säilytämme Työnhakijatietojasi enintään 24 kuukautta. Aika alkaa kulua joko siitä, kun sinusta on tehty ensimmäinen päätös (positiivinen tai negatiivinen) Rekrytointiprosessissa, jossa Työnhakijatietojasi on käytetty, tai siitä, kun Työnhakijatietosi on kerätty (mikäli mitään sinuun kohdistuvaa päätöstä ei ole tehty Rekrytointiprosessissa).

Edellä todetusta huolimatta jos peruutat suostumuksesi Työnhakijatietojesi käsittelemiseen, niin Työnhakijatietosi arkistoidaan ja niitä käytetään ainoastaan varmistamaan oikeuksiemme toteutuminen ja pakollisen lainsäädännön noudattaminen. Tässä tapauksessa Työnhakijatietojasi säilytetään (arkistossa, ei missään operatiivisessa IT-järjestelmässä) enintään 24 kuukautta alkaen siitä, kun peruutit suostumuksesi.

Edellä todetusta huolimatta Työnhakijatietojesi säilytysaikaa voidaan pidentää, mikäli Siilillä on olemassa oleva tai välitön tarve puolustaa itseään oikeudellisia vaatimuksia vastaan tai laatia tai esittää oikeudellisia vaatimuksia.

Mikäli hyväksyt työtarjouksen meiltä, Rekrytointiprosessin aikana luovuttamasi Työnhakijatietosi voivat tulla osaksi työntekijäprofiiliasi.

 

Työnhakijatietojesi luovuttaminen ja siirtäminen

Luovutamme Työnhakijatietojasi vain niissä tilanteissa, jotka on määritelty tässä osiossa, tai jos olet antanut suostumuksesi Työnhakijatietojesi luovuttamiseen määrätyssä yhteydessä.

Emme tavallisesti luovuta Työnhakijatietojasi muille rekisterinpitäjille itsenäisesti käytettäväksi paitsi jos pakollinen lainsäädäntö tätä edellyttää (esim. vero- tai muille viranomaisille).

Voimme siirtää Työnhakijatietojasi Siilin konserniyhtiöille tai kolmansille osapuolille (kuten alihankkijoillemme), jotka käsittelevät Työnhakijatietojasi meidän puolestamme ja lukuun tässä Selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Tällä tavalla henkilötietosi pysyvät meidän valvontamme alaisina.

Mikäli Työnhakijatietojasi siirretään ulkopuolisille henkilötietojen käsittelijoille (alihankkijoille tai toimittajille) käsiteltäväksi Siilin puolesta, toteutetaan soveltuvan lainsäädännön edellyttämät järjestelyt sopimuksin (kuten tietojenkäsittelysopimusten muodossa), jotta taataan asianmukainen ja lainmukainen Työnhakijatietojen käsittely.

Siili toimii kansainvälisesti. Välttämättömistä teknisistä ja käytännön syistä johtuen Työnhakijatietojasi voivat käsitellä Siilin konserniyhtiöt tai alihankkijat, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA:n ulkopuolella (Sveitsi mukaan lukien). Tästä johtuen maissa, joihin Työntekijätietojasi voidaan siirtää tai joista Työnhakijatietoihisi on pääsy, voi olla toisenlainen tietosuojan taso kuin siinä maassa, johon olet sijoittunut. Tällaisissa tietojensiirron tilanteissa Työnhakijatietojasi käsitellään lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Riittävä tietosuojan taso varmistetaan käyttämällä esimerkiksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita ja tarvittaessa lisäsuojatoimenpiteitä sekä noudattamalla Siilin soveltuvia tietosuojapolitiikkoja ja -ohjeistuksia.

Meillä voi myös olla tarve jakaa Työnhakijatietojasi liiketoimintamme tai sen osan ostajan tai mahdollisen ostajan kanssa. Näin ei tapahdu usein, mutta jos se on välttämätöntä, niin jaamme ainoastaan pienimmän mahdollisen määrän Työnhakijatietojasi ja aina soveltuvan lainsäädännön rajoissa.

Voimme myös kerätä statistiikkaa työnhakijoistamme ja Rekrytointiprosessistamme ja luovuttaa sitä hyvämaineisille kolmansille osapuolille, mutta tällainen statistiikka on aina anonymisoitua eikä sisällä Työnhakijatietojasi.

 

Tietoturva

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojellaksemme Työnhakijatietojasi vahingossa tapahtuvalta tai lainvastaiselta tuhoamiselta, häviämiseltä, muuttamiselta, luvattomalta luovuttamiselta ja pääsyltä tietoihin.

Nämä toimenpiteet sisältävät (mutta eivät rajoitu seuraaviin) kunnolliset palomuurijärjestelyt, viruksentorjunnan, asianmukaisen viestien suojaamisen ja turvallisten ja valvottujen laitteiden ja palvelinhuoneiden käytön. Tietoturva otetaan huomioon erityisellä huolellisuudella, kun käytämme kolmansia osapuolia (esim. henkilötietoja käsittelevät alihankkijat) IT-järjestelmien ja palvelujen tarjoajina.

Tietoturvaan liittyviä vaatimuksia seurataan asianmukaisesti IT-järjestelmien pääsynhallinnassa. Siilin työntekijät, jotka käsittelevät Työnhakijatietojasi osana työtehtäviään, on ohjeistettu ja koulutettu asianmukaisesti tietosuojan ja tietoturvan saralla.

 

Automaattinen päätöksenteko

Emme tee sinua koskevia päätöksiä automaattisen päätöksenteon keinoin.

 

Evästeiden käyttäminen

Voimme toisinaan asettaa sellaista tietoa tietokoneellesi, joka mahdollistaa laitteen tunnistamisen. Tällainen tieto tunnetaan yleisesti evästeenä. Tyypillisesti evästeet mahdollistavat määrätyn tiedon keräämisen laitteestasi, mukaan lukien IP-osoitteesi, tietokoneesi käyttöjärjestelmän ja selaintyyppisi. Evästeiden tarkoituksena on parantaa Rekrytointiprosessin laatua. Käytämme evästeitä ainoastaan suostumuksellasi (pois lukien välttämättömät evästeet, joiden käyttö on tarpeen verkkosivujemme toiminnan mahdollistamiseksi). Erillinen evästepolitiikkamme (”Evästekäytäntö”) antaa yksityiskohtaisempaa tietoa evästeiden käytöstämme (viittaukset Selosteeseen käsittävät myös Evästekäytännön sisällön, jollei toisin ole todettu). Mikäli Evästekäytäntö ja Seloste ovat ristiriidassa keskenään, Evästekäytännössä esitetyt tiedot ovat ensisijaisia.

 

Sinun oikeutesi

Sinulla on milloin tahansa oikeus:

• saada pääsy Työnhakijatietoihisi ja saada kopio Työnhakijatiedoistasi ja lisätietoja koskien Työnhakijatietojesi käsittelyä kuten laki edellyttää,
• vahvistaa Työnhakijatietojesi virheettömyys ja saada pyytämällä epätäydelliset, epätarkat tai vanhentuneet Työnhakijatietosi muutettua tai päivitettyä,
• määrätyissä tilanteissa saada jotkin Työnhakijatietosi poistetuksi, jos;
• Työnhakijatietosi eivät ole enää tarpeellisia käsittelyn tarkoituksiin nähden,
• peruutat suostumuksesi määrättyjen Työnhakijatietojesi käsittelemiseen ja käsittelyyn ei ole muuta oikeusperustetta,
• Työnhakijatietosi on poistettava, jotta noudatamme EU-lainsäädännön tai kansallisen lainsäädännön oikeudellista velvoitetta tai
• Siili ei ole käsitellyt Työnhakijatietojasi lainmukaisesti
• määrätyissä tilanteissa rajoittaa Työnhakijatietojesi käsittelyä, jos;
• kiistät Työnhakijatietojesi virheettömyyden,
• Työnhakijatietojesi käsitteleminen ei ole ollut lainmukaista ja vastustat tietojesi poistamista ja pyydät poistamisen sijaan rajoittamaan tietojesi käsittelyä tai
• Siili ei enää tarvitse Työnhakijatietojasi niihin tarkoituksiin nähden, joihin tiedot on kerätty, mutta tarvitset tietojasi oikeudellisten vaateiden esittämiseksi tai niitä vastaan puolustautumiseksi
• saada meille luovuttamasi Työnhakijatiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle ja
• valittaa valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto)

Sinulla on myös milloin tahansa oikeus:

• peruuttaa suostumuksesi määrättyjen Työnhakijatietojesi käsittelyyn.

Huomioithan, että suostumuksesi peruminen estää meitä ottamasta sinua huomioon Rekrytointiprosessissa.

Jos haluat toteuttaa oikeuksiasi, voi ottaa yhteyttä sähköpostiosoitteeseen dataprotection@siili.com.

 

Tämän selosteen päivitykset

Voimme muuttaa tai täydentää tätä Selostetta, mikäli katsomme sen tarpeelliseksi. Tästä syystä suosittelemme, että luet tämän Selosteen säännöllisesti.

Yhteystiedot

Jos haluat ottaa meihin yhteyttä tietosuojaa koskevissa asioissa, voit lähettää meille sähköpostia osoitteeseen dataprotection@siili.com.