Uudet digitaaliset palvelut ja ratkaisut ovat osa monimutkaista kokonaisuutta. Kun suurin osa ajasta kuluu tulipalojen sammuttamiseen varsinaisen kehittämisen sijasta, hajaannus on saanut vallan. Miten saada epäjärjestys ja sekaannus haltuun systeemiajattelun avulla?
Elämässä tulee eteen tilanteita, jolloin ei tiedä, kuinka toimia uudessa muuttuneessa tilanteessa, miten edetä tai suhtautua muutokseen, mitä korjata tai mihin asioihin keskittyä. Vanhentuneista toimintatavoista tai tarpeettomiksi käyneistä työkaluista pitäisi osata luopua. Toisaalta uutta tarpeellista osaamista, uusia välineitä tai ajatustapoja pitäisi luoda tai hankkia. Ehkä jotain olemassa olevaakin asiaa voisi kehittää eteenpäin.
Näissä tilanteissa tarvitaan apua päätöksille: mistä luopua, mitä säilyttää ja kehittää, ja mitä uutta saada vanhojen asioiden tilalle.
Aiemmin hankitut toimintaa tukeneet asiat ja hankintapäätösten perusteet unohtuvat usein ajan kuluessa. Muutospaineessa nämä asiat tuntuvat ajan myötä kasautuvan toistensa päälle. Eipä aikaakaan, kun huomaat olevasi loputtomalta tuntuvien yksittäisten asioiden ja pienten parannusten tekemisen suossa. Organisaatioissa tämä tilanne tunnistetaan usein niin sanottujen tulipalojen sammuttamistoimintana.
Toiminnan varsinaiseen kehittämiseen jää vain vähän, jos ollenkaan, aikaa.
Epäjärjestys kasvaa, ellei asialle tee jotain
Tieteessä tätä tilannetta kuvataan entropiana eli hajeena. Suomeksi haje tarkoittaa, että epäjärjestys ja sekaannus toiminnassa kasvaa kasvamistaan, ellei asialle tee jotain hajeen poistamiseksi tai edes sen vähentämiseksi.
Törmään päivittäin työssäni kokonaisarkkitehtinä ja konsulttina hajaannuksen ongelmaan niin asiakkaidemme muutos- ja kehitystilanteita ratkoessani kuin myös Siilin omaa toimintaa kehittäessä.
Hajeen ongelma on universaali – sitä on kaikkialla ja se runtelee kaikkia. Vaikka kuinka ketterästi yrittäisi saada muutamaan tai edes yksittäiseen hajaannuksen ongelmaan kehitettyä uuden ratkaisun, uusia ongelmia tuntuu ilmenevän yhä lisää. Joskus jopa uusien käyttöönotettujen ratkaisujen vuoksi.
Usein ainoa tapa saada hajaannus haltuun on havaita, arvioida ja nähdä koko toiminta kokonaisuutena eikä vain lukemattomina, yksittäisinä erillisinä asioina. Tämä tarkoittaa usein ongelmien juurisyiden tunnistamista ja tunnustamista: mitä teemme nyt, mitkä olivatkaan tavoitteemme, ja miksi teemme asioita siten, kuin nyt teemme. Tätä kutsutaan nykytila-analyysiksi.
Nykytilan analysointi on tärkeä työvaihe, mutta siihen ei kannata jäädä jumiin, vaan ottaa tavoitteeksi keksiä uusi tulevaisuus, uusi tavoitetila.
Kokonaisuuden hallinta ja eri syy-seuraussuhteiden ymmärtäminen on vaikeaa ilman järkevää ja konkreettista toimintatapaa
Systeemisessä ajattelussa (Systems Thinking) hyväksytään se tosiasia, että kaikki vaikuttaa kaikkeen: jos muutat yhtä systeemin (esim. toimintajärjestelmän) osaa, muuttuu koko systeemi ja sen toiminta.
Lineaarisessa ajattelussa katsotaan, mikä on ongelma, ja ratkaistaan se. Ratkaisu ei kuitenkaan aina poista itse ongelmaa, koska harvoin asioilla on jokin ennalta määritetty riippumaton etenemisjärjestys. Siksi usein pitää yhdistää kokonaisuuden hallinta (systeemiajattelu) luovan ratkaisukeskeisen suunnittelun (Design Thinking) kanssa.
Siilillä käytämme systeemisessä lähestymisessä apuna standardoituja menetelmiä, jotka tunnetaan nimellä kokonaisarkkitehtuuri (Enterprise Architecture). Systeemisen (mutta luovan) ajattelun avulla kykenemme tarjoamaan niin toiminnan, tietojen, tietojärjestelmien kuin myös teknologisten vaihtoehtojen kokonaiskuvan, jolla vastataan muutokseen, poistetaan hajaannusta ja siten luodaan pohja uusien innovatiivisten digitaalisten ratkaisujen tuottamiseksi.
Kun kohtaat arjessa ongelman, kannattaa ratkaisua lähteä hakemaan pintaa syvemmältä. Kun ymmärrät kokonaisuuden – systeemin – todennäköisyys sille, että ratkaisusi ei synnytä uusia ongelmia, kasvaa.
Kirjoittanut
Ari Anturaniemi