Muotoilun ja fasilitoinnin ammattilaisina me Siilit autamme asiakkaitamme palveluiden kehittämisessä ja liiketoiminnan murroksessa. Olemme useimmiten tiiviisti osana asiakkaan tiimiä, ja palvelujen käyttäjiä ja muita tärkeitä sidosryhmiä tavataan paljon, kun haasteita taklataan porukalla. Normaalitilanteessa teemme töitä yleensä osan viikosta asiakkaan luona ja osan Siilin toimistolta tai kotoa käsin. Vaikka toimistot ovat nyt tyhjempiä kuin koskaan eikä työpajojakaan päästä pitämään kasvokkain, työ on jatkunut sujuvasti verkossa. Keräsimme kokemuksia ja ajatuksia yhdessä työskentelystä silloin, kun töitä tehdään välimatkan takaa.
Yhteisöllisyyttä etäyhteyksillä
Muotoiluajattelusta varmaan parhaiten tuplatimantin ohella tunnetaan sotahuoneet, joissa työtilan pintoja peittävät kysymykset, idea ja luonnokset. Tämä luovan ajattelun manifesti kuuluttaa kaikille toimistolla, että täällä tahkotaan ratkaisuja. Informaation esittäminen selkeillä ja oivaltavilla tavoilla on yksi muotoilijan tärkeimmistä taidoista, ja irrallisista ajatuksista ja havainnoista yhdistellään uusia ehdotuksia, kun niitä katsellaan ja siirrellään seinällä. Poliisisarjoissa kootaan vihjeitä ja johtolankoja taululle, ja niin tehdään myös palvelupolkujen purkamisessa – visuaalisilla esitystavoilla on usein suuri rooli ongelmanratkaisussa.
Kaikissa muotoiluprojekteissa on myös todennäköisesti hetkiä, kun ihmiset kokoontuvat saman seinän äärelle jakamaan kokemuksia ja ideoita, äänestämään, tiivistämään ja luonnostelemaan yhdessä. Palvelumuotoilusta monelle tulee mieleen ensimmäisenä juuri työpajojen fasilitointi, eikä suotta.
Kasvokkain porukalla työskentelyä puoltaa moni asia: esimerkiksi luottamuksen ja empatian rakentaminen tapahtuu luontevimmin silloin, kun voimme lukea myös muiden osallistujien sanatonta viestintää.
Suurimmassa osassa kehitysprojekteja ei etsitä yhtä oikeaa ratkaisua, vaan tärkeimmässä roolissa on tiedon keräämisen ja käsittelyn sekä päätöksenteon opettelu yhdessä. Kun käymme läpi oivalluksia ja työstämme yhdessä ideoita, rakennamme samalla jaettua ymmärrystä organisaatiosta, sen toimintaympäristöstä ja uusista mahdollisuuksista.
Kuinka näitä toimintatapoja rakennetaan silloin, kun työskentelemme yhdessä erillään?
Tarpeet ensin, työkalut sitten
Siilin muotoilijat juttelivat hiljattain yhteisöllisten tilojen luomisesta verkossa. Olimme samaa mieltä siitä, että mikään tietty työkalu ei ole oikotie onneen, mutta hyvien välineiden ominaisuuksia kannattaa hyödyntää. Parhaat digitaaliset työkalut eivät vain korvaa kasvokkain tehtyjä harjoituksia, vaan tuovat myös sellaista lisäarvoa, jota perinteisin menetelmin ei saavuteta.
Versionhallinnan työkalut ja virtuaaliset valkotaulut mahdollistavat sen, että voimme yhtä aikaa työstää samoja suunnitelmia, luonnoksia ja prototyyppejä ilman, että tiedostoja tarvitsisi lähetellä edestakaisin tai työpajan lappusia kirjoittaa jälkikäteen talteen. Meillä on hyviä kokemuksia esimerkiksi Abstractista ja Sketch Cloudista versionhallinnassa ja Figmasta sekä tässä tarkoituksessa että virtuaalisten sotahuoneiden luomisessa. Digitaaliset valkotaulut, kuten Google Jamboard, Miro ja InVision Freehand ovat käytössä useissa projekteissa, tarjoten tiloja yhteistyöskentelylle sekä enemmän että vähemmän strukturoidusti.
Jotkut yhteistyöalustat tarjoavat edistyneempiä ominaisuuksia tutkimukseen ja tiedon käsittelyyn. Userbit auttaa haastatteluiden ja kyselytulosten hallinnassa, yhteenvetojen tekemisessä sekä persoonien ja käyttäjäpolkujen luomisessa. Howspace hyödyntää koneoppimista ideoiden ja kommenttien analyysissa, tarjoten tunnetila-analyysia ja tiivistelmiä sekä korostaen suosittoja teemoja työskentelyn aikana. Hyvä ohjenuora virtuaalisten työympäristöjen käyttöön on pitkällä aikavälillä luoda sellaisia toimintatapoja, jotka hyödyntävät työkalujen parhaita puolia. Näin saadaan paitsi korvattua tutut tehtävät etäyhteyksin, myös valjastettua käyttöön teknologian tuomat hyödyt.
Kuten kaikessa tekemässämme työssä, myös tässä suhteessa teknologia on mahdollistaja, muttei ratkaisu itsessään. Parhaiten juuri kunkin tiimin tarpeisiin sopivien ohjelmistojen valinta on tärkeää, ja me Siilillä aktiivisesti testaamme ja kokeilemme uusia alustoja, jotta osaamme tarjota asiakkaillemme apua työkalujen valinnassa.
Huolimatta siitä, mitä ohjelmia tiimissä otetaan käyttöön, tärkeintä on kiinnittää huomiota siihen, kuinka löydetään tekemisellä yhteisiä tapoja. Jos organisaatiossa on tiukat säännöt sen suhteen, mitä työkaluja voidaan asentaa, myös vaikkapa Microsoftin Office -paketilla pääsee pitkälle, kun työskentely organisoidaan fiksusti. Kolme tärkeää teemaa nousi keskustelussamme esiin, kun puhuimme etätyöskentelyn fasilitoinnista. Hajautetuissa tiimeissä erityisen tärkeää on:
1) sen varmistaminen, että kaikki tulevat kuulluiksi,
2) rauhallinen tahti ja mahdollisuus jaksottaa osallistumista omaan tahtiin ja
3) selkeät ohjeet, säännöt ja koulutus.
"Kuulen sinut"
Etäyhteydet ovat joskus hankalia. Kaikki ovat joskus olleet konferenssissa, jossa jollakulla yhteys pätkii ja rätisee. Teknisten haasteiden lisäksi ihmisillä on taipumus olla puheluissa hiljaisempia kuin kasvotusten. Tätä tapahtuu varsinkin silloin, kun mukana on useampia ihmisiä, tai henkilöitä, jotka eivät ole ennestään tuttuja toisilleen. Asiat, joita saattaisit puolihuomaamattomasti kommentoida kasvokkain eivät ehkä tunnukaan sen arvoisilta, että kääntäisit mikrofonin päälle.
Yksi keino välttää ei-toivottua hiljaisuutta voi olla esimerkiksi se, että osallistujia pyydetään ensin tekemään itsenäistä työtä, sitten kerääntymään pienryhmiin etäyhteyksillä, ja vasta lopuksi ohjataan keskustelua isolla porukalla. Monet videoneuvottelutyökalut mahdollistavat useampien keskusteluryhmien hallinnoinnin yhtä aikaa, Microsoft Teams, Adobe Connect ja GoToWebinar muiden muassa. Voit valmistella ja jakaa erilliset linkit pääkanavalle, jossa käydään keskustelua kaikkien osallistujien kanssa, ja kullekin pienryhmälle omansa.
Myös yhteisten muistiinpanojen kirjoittaminen jo palaverin aikana voi auttaa siinä, etteivät ajatukset karkaa mielestä, kun kukin odottaa sopivaa suunvuoroa. Kokouksen vetäjä voi nostaa keskusteluun muistiinpanoista kysymyksiä, eikä kaikkien tarvitse olla aina itse äänessä. Tähän voidaan käyttää keskustelutyökalun chattia tai erillistä jaettua valkotaulua, joka on puhelun aikana kaikilla auki. Joskus tiimin hiljaisemmat jäsenet tarvitsevat erityistä huolenpitoa, ja osallistujilta voi pyytää mielipiteitä yksitellen tai esimerkiksi merkitä heitä keskustelufoorumeilla aiheisiin, joihin heillä luultavasti on ajatuksia jaettavanaan.
Osa tiimeistä on ottanut tavaksi pitää videopuheluissa kameraa päällä aina silloin, kun verkon kaista riittää, sillä ilmeiden näkeminen sujuvoittaa keskustelua ja luo parempaa käsitystä siitä, kuinka hyvin tiimiläiset pystyvät keskittymään ja osallistumaan keskusteluun.
"Ei hätää"
Kukin meistä reagoi poikkeustilanteisiin ja muutoksiin omalla tavallaan, ja joidenkin voi tällä hetkellä olla vaikeaa sanoittaa ajatuksiaan tai tuottaa uusia ideoita. Vaikka arki ympärillämme pyörisi pääosin sujuvasti, elämme kuitenkin kriisin keskellä. Osalla tiimiläisistä arki on pyörähtänyt päälaelleen ja joitakuita pelottaa, väsyttää tai surettaa kaikki maailmanlaajuisen pandemian mukanaan tuoma. Uusiin rutiineihin tottuminen vie aikaa ja energiaa. Ysistä viiteen -aikataulut eivät välttämättä enää pidä, ja kaikilla ei ole mahdollisuutta pitkiin keskeytyksettömiin palavereihin. Tämän ymmärtäminen on avain siihen, että työt pidetään kuitenkin käynnissä.
Töitä voidaan hajauttaa ajallisesti pidemmälle aikavälille myös työpajojen osalta: osan tehtävistä voi antaa jo etukäteen pohdittaviksi, ja kukin voi käydä täydentämässä omia ajatuksiaan ennen yhteistä kokoontumista. Tällöin puhelut voidaan pitää lyhyempinä ja keskittyä niiden aikana sellaiseen työhön, jossa on hyötyä siitä, että työskennellään yhtä aikaa. Vaatii ehkä hieman opettelua järjestää työtä niin, että erillään ja yhtä aikaa tekeminen on tasapainossa, mutta parhaimmillaan kokeiluista jää käteen uusia oivalluksia myös tavallisempaan toimistoarkeen, kun se aikanaan taas koittaa.
Osa tiimeistä on myös huomannut, että mahdollisimman samankaltaisen päivärytmin ylläpito on auttanut yhdessä työskentelyssä. Kun lounas- ja kahvitauot on aikataulutettu samaan tahtiin, jää enemmän yhteistä aikaa päivän mittaan. Videoyhteyksiä voidaan pitää päällä myös silloin, kun tehdään töitä itsenäisesti, jotta asetelma on hieman lähempänä normaalia saman pöydän äärellä työskentelyä. Samalla viimeisetkin kamerapelot karisevat tehokkaasti.
"Toimitaan näin"
Kaiken epävarmuuden keskellä selkeiden ohjeiden saaminen on helpotus. Etätyöskentelyyn yhtäkkiä hyppääminen vaatii erityistä panostusta viestintään, tiedon näkyväksi tekemiseen ja jakamiseen sekä yhteisten työtapojen etsimiseen. Metatason kokouksille saattaa olla tarvetta: työpajojen arviointi yhdessä auttaa löytämään hyviä, juuri omalle tiimille sopivia rutiineja ja ohjeistuksia. Tapaamisten sekä tehtävien suunnittelu saattaa viedä totuttua enemmän aikaa, mutta hyvin valmistautuminen on edellytys onnistumiselle. Tiimit, jotka viimeistään nyt oppivat jakamaan ja tekemään kotiläksyjä tapaamisten välillä, pääsevät helpoimmalla.
Kenenkään ei kuitenkaan voi odottaa hyppäävän uusiin toimintatapoihin ilman tukea. Kun uusia työkaluja otetaan käyttöön tai sovitaan yhteisistä tavoista käyttää niitä, myös koulutuksesta ja ohjeistuksesta tulee huolehtia. Joskus kannattaa pitää koko porukalla tapaaminen, jossa opetellaan käyttämään uutta työkalua, joskus riittää kun osoittaa muutaman tutoriaalivideon. Ohjeistuksen kirjoittaminen, hyvä dokumentaatio, tiedostojen nimeämiskäytännöt ja ylipäätään oman ajatteleun avaaminen normaalia tarkemmin ovat tärkeitä niin normaalissa arjessa kuin nykyisessä poikkeustilanteessakin.
Nyt on aika luoda uutta
Vaikka kaikki ei olekaan muuttunut, jotkin asiat ovat. Koronan aikaan yhdessä työskentelyllä voi olla myös kauaskantoisia, positiivisia vaikutuksia etätyöskentelyn tapojen, olennaisten asioiden näkemisen ja priorisoinnin opettelun kautta.
Tuotteiden, palveluiden ja projektien omistajuus on suuremmassa roolissa kuin koskaan: mitä kirkkaampi visio ja työskentelyn ohjenuorat, sitä helpomi kunkin on itsenäisesti edistää asioita oikeeaan suuntaan. Tiimin arvolupauksen ja mission kirkastamineen ja niistä keskustelu on monelle ajankohtainen harjoitus juuri nyt. Uuden ymmärryksen, oivalluksien ja ideoiden tavoittelu ei ole pysähtynyt, ja maailma ympärillämme on yhä siellä. Perusasioihin on aina hyvä palata, ja tämä tilanne on hyvä muistutus siitä, että tulevaisuutta on usein vaikea tietää ennalta. Mutta silloin kun luodaan ratkaisuja, jotka vastaavat asiakkaiden tarpeisiin, myös vaikeista paikoista takaisin ponnistaminen on helpompaa.
Kestäviä organisaatioita luodaan ennakoinnin työkalujen käyttöönotolla, jatkuvalla oman toimintaympäristön ymmärrystä kerryttämisellä ja tiedon hyödyntämisellä päätöksenteossa. Nyt on hyvä aika arvioida oman kentän suuria tuntemattomia: mitä ovat ne kysymykset, joihin ei vielä tiedetä vastauksia, ja kuinka voisimme oppia niistä lisää? Me Siilillä olemme täällä apuna, jos tarvitsette apua alkuun pääsemiseksi.
Lisää luettavaa
Doing fieldwork in a pandemic – Deborah Luptonin aloittama, joukkoistettu dokumentti 17.3.2020 eteenpäin.
Service Design Process Online – Salla Kuuluvaisen vinkkejä etätyöskentelyyn.
Parhaat sovellukset etätyöskentelyn tueksi – Grape Peoplen työkalulistaus.