Alihankinta ja henkilöstö­vuokraus ohjelmistoalalla – taktinen työkalu

Oikeat ja väärät lähtökohdat alihankinnalle

Edistäessäni työssäni alihankintaa osana tervettä ohjelmistotalon tekemistä olen pohtinut, mistä alihankinnan maine johtuu. Olen päätynyt siihen, että juurisyyt ovat motivaatiotekijöissä.

Ne lähtökohdat, joista alihankintaa ryhdytään tekemään, määrittelevät sen kääntyykö alihankinta toteutuksessa hyväksi vai pahaksi.

Kolme varmaa tapaa epäonnistua alihankinnassa jo alkumetreillä ovat:

• Jos hankit sitä, mitä et ymmärrä etkä osaa, on ongelma edelleen ongelma – ulkoistettunakin.
• Jos hankit sitä, minkä tekeminen ei itsellesi maistu, ei se muutu herkuksi kumppaninkaan suussa.
• Jos tavoittelet halvinta hintaa, muista vanha viidakon sanonta: kun pähkinöitä maksaa, niin apinoita saa.

Asiakkaidensa digitalisaatiokilpajuoksua palvelevalla ohjelmistoyrityksellä pitäisi olla alihankinnan käyttämiseen vain yksi ensisijainen motivaatio: löytää oikea osaaminen oikeaan tarpeeseen oikeaan aikaan. Vain siten alihankinnalle on olemassa onnistumisen edellytykset.

Miten alihankinta ja henkilöstövuokraus eroavat toisistaan?

Karkeasti jaoteltuna:

• Alihankinta tarkoittaa työn tuloksen tai palvelun ostamista toiselta yhtiöltä.
• Henkilöstövuokraus tarkoittaa työvoiman hankkimista oman työnjohdon alaisuuteen työsopimuksen sijasta ostamalla sitä toiselta yritykseltä.

Käytännössä rajanveto ei aina ole aivan noin yksinkertaista. Ketterässä ohjelmistokehityksessä alihankinta tyypillisesti realisoituu henkilöstövuokrauksen kaltaisena työskentelytapana jo siitäkin syystä, että kiinteähintainen projektitoimitus kiveen hakattuine vaatimusmäärittelyineen alkaa olla sukupuuttoon kuollut laji.

Niinpä projektista ja sen määritellyistä tuloksista riippumatta työtä tehdään vakituisen henkilöstön rinnalla, asiakkaan tuoteomistajan ohjauksessa, asiakkaan luona, omilla kasvoilla ja omien henkilökohtaisten vahvuuksien ja osaamisten varassa. Liiketoimintamalli ja laatukontrolli ovat suoraviivaisia ja läpinäkyviä: maksetaan niistä tunneista, jotka asiakas arvoa tuottaviksi hyväksyy.

Tästä syystä on päivänselvää, että vaatimukset alihankkijoiden koulutuksesta, osaamisesta, työn laadusta, esiintymiskyvystä, sitoutuneisuudesta ja pysyvyydestä eivät mitenkään poikkea vakituisesta henkilöstöstä. Hyvistä alihankkijoista pidetään kiinni aivan kuten hyvistä työntekijöistäkin: pyritään löytämään heille uusia hyviä ja haastavia toimeksiantoja aina entisten päättyessä.

Alihankinta ulkomailta – lakien rajoitukset ja yhteistyöasenne

Ohjelmistoyritykset ostavat ulkomailta joko lopputuloksia tai palvelukapasiteettia.

Käytännössä ulkomailta on suositeltavaa ostaa vain alihankkijan omasta maastaan ja toimipisteestään toimittamia palveluita. Koska jo varsin vähäinen määrä ulkomaisen alihankkijan henkilön työskentelyä Suomessa tulkittaisiin työntekijän lähettämiseksi, siitä kannattaa mielestäni pysyä kokonaan erossa lainsäädännön asettamien runsaiden reunaehtojen takia.

Työntekijöiden lähettäminen on viime aikoina ollut tapetilla, kun useat isot yritykset ovat tuottaneet työvoimapulaan vedoten poikkeuksellisen paljon alihankkijoidensa IT-henkilöstöä töihin Suomeen mm. Intiasta ja Pakistanista. Keskustelun keskiöön nopeasti noussut palkkojen polkeminen ei mielestäni kuitenkaan ennusta menestystarinoita.

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) on entistä vahvemmin ohjannut ajatteluani siihen, että ulkomaista alihankintaa on vaivattominta tehdä EU-alueelta. Tällöin esimerkiksi henkilötietojen käsittelyn suhteen ei lähtökohtaisesti synny ylimääräisiä ongelmia.

Kun alihankintaa tehdään ulkomailta, yksittäiset ihmiset palvelun takana ovat fyysisesti ja kulttuurisestikin etäämpänä. Tämä edellyttää enemmän johtamista, laadunvalvontaa, myyntivastuuta, tapaamisia, rutiinia ja harjoittelua. Kannattavia kumppanuuksia ei siten luoda yksittäisiin hankkeisiin tai tuntihintaa tuijottaen, vaan niissä tähdätään alusta pitäen pitkäjänteiseen ja kestävään luottamukselliseen yhteistyöhön.

Alihankinta ei siten ole kiireapua tai tekemisenä jotenkin toisarvoista. Se on samaa arvokasta työtä samoin tavoittein, mitä tehdään työsopimustenkin kautta. Kun ihminen kokee itsensä arvostetuksi, hän kykenee lähes ihmeisiin.

Miksi ohjelmistoalan yritykset käyttävät alihankintaa?

Alihankinnasta liikkuu paljon harhakäsityksiä. Kuvitellaan, että alihankinnassa aina joku häviää ja vahvempi riistää heikompaa. Kuvitellaan, että työ tulee asiakkaalle kalliimmaksi, kun jokainen väliporras ottaa katetta omalle työlleen. Kuvitellaan, että toimittajan kannattaisi aina pyrkiä korvaamaan alihankkija omalla henkilöllä.

Olen pyrkinyt kumoamaan näitä harhaluuloja kertomalla avoimesti, miksi ohjelmistoalan yritysten kannattaa käyttää alihankintaa.

Syy 1: Nopea palvelukyky. Toki ohjelmistoalalla hankitaan myös sitä osaamista, jota itsellä ei ole. Kuitenkin iso osa alihankinnasta kohdistuu kysynnän takia toimittajan omaan ydinosaamisalueeseen. Ohjelmistoala on kasvuala, jossa rekrytointi mahdollistaa orgaanisen kasvun strategisesti ja alihankinta taktisesti. Nopea palvelukyky vauhdittaa asiakasyritysten kasvua ja menestystä, mikä taas ruokkii ohjelmistoalaa. Näin ollen alihankinta ydinosaamisalueella ei ole vakituiselta henkilöstöltä pois.

Syy 2: Isompien kumppaneiden myyntivoimaan nojaaminen. Ohjelmistoalan yritykset eivät juuri koskaan ole keskenään aivan samassa kilpailutilanteessa tai kasvuvaiheessa. Esimerkiksi pienen yrityksen on suhteellisen helppo rekrytoida vaikkapa 30 % vuosittainen kasvu, mikä suuressa yrityksessä tarkoittaisi aivan eri mittaluokan absoluuttista ponnistusta. Sen sijaan kasvuun tarvittavien asiakkuuksien hankkiminen on pienessä kasvuyrityksessä hankalaa: uusi päätoiminen myyjä on pienelle yritykselle todella massiivinen kustannusloikka. Lisäksi isommat asiakkuudet eivät usein ole edes raa’alla myyntivoimalla suoraan pienten kasvuyritysten ulottuvilla, koska asiakkaat hakevat jatkuvuutta ostamalla vakiintuneilta toimittajilta, jotka kykenevät kantamaan kaikissa tilanteissa vastuunsa ja lunastamaan lupauksensa asiakkaalle.

Voimakas nojaaminen isompien kumppaneiden myyntivoimaan erityisesti ensimmäisen sadan henkilön kasvuvaiheessa on siten erittäin tehokasta. Tällöin alihankkijan lisäkustannus myynnistä syntyy ainoastaan toteutuneiden kauppojen osalta ja kumpikin alihankinnan osapuoli voi keskittyä kasvamaan itselleen luontaisimmalla tavalla.

Syy 3: Kysynnän vaihteluiden tasaaminen. Jos kaikkien ohjelmistoyritysten pitäisi yhtä aikaa yrittää varautua maksimaaliseen asiakaskysyntään kaikkina aikoina ja kaikilla osaamisen alueilla, kasvaisi tehollisen työn hinta vaihtopenkin kautta sietämättömäksi. Ajatus on muutenkin absurdi, sillä kukapa osaajista nyt kovin pitkään viihtyisi missään yrityksessä ilman järkevää tekemistä.

Kooltaan ja tekniseltä profiililtaankin samankaltaiset yritykset saattavat keskittyä eri asiakassegmenttiin, toimialaan tai sovellusalueeseen. Kysyntä voi silloin luontaisesti vaihdella eri tahtiin ja toisen toimijan vaihtopenkillä saattaakin istua rivi juuri niitä osaajia, joista toisella on huutava pula.

Työvoimavaltainen ohjelmistoala edellyttää korkeaa käyttöastetta säilyttääkseen edes kohtalaisen käyttökatteen. Siksi kansantaloudellisestikin alihankinta alalla on järkevää puuhaa. Säästetään, tasataan yhdessä kysyntäkuoppia ja vauhditetaan kavereidenkin kasvua. Luodaan tässäkin sitä kasvua, joka ei ole keneltäkään pois, vaan yhteiseksi hyväksi.

Syy 4: Monet superosaajat ovat yksityisyrittäjiä. Alihankintaa tarjoavan yrityksen erityistapaus on yksityinen elinkeinonharjoittaja, yksityisyrittäjä tai kevytyrittäjä. Tällaisia yrityksiä on lukumääräisesti kaikkein eniten tarjoamassa alihankintapalveluita.

Ohjelmistoalalla yrittäjäksi ei ole pitkään aikaan ryhdytty pakon sanelemana palkkatöiden loppuessa, vaan tällaiset yrittäjät ovat valtaosin superosaajia, jotka kaikkein eniten luottavat omaan osaamiseensa ja työllistymiseensä. Nämä superosaajat ovat erittäin motivoituneita, tehokkaita ja laadukasta jälkeä tekeviä. Ottamansa riskin vastapainoksi he ansaitsevat kevyestä kulurakenteesta johtuen usein erittäin hyvin.

Alihankintaa käyttävän yrityksen kannalta hankaluuksia ovat tällaisten superosaajien tavoitettavuus ja skaalautuvuus, mikä edellyttää pitkäjänteistä verkoston rakentamista sekä luo markkinaa erityisille kysyntää ja tarjontaa välittäville verkostoyrityksille ja ‑palveluille.

Syy 5: Asiakkaan maksama hinta. Entäpä se asiakkaan maksama hinta? Asiakkaallahan tässä yhtälössä on suurin neuvotteluvoima. Asiakkaalla on tarve ja rahat ja asiakas päättää mistä ja kenelle maksetaan. Vaihtoehtoja on; sitä kutsutaan markkinaksi. Markkinoilla maksetaan markkinahinta, joka alihankintaa käytettäessä vain jakautuu useammalle kuin yhdelle toimijalle. Osa hinnasta menee myynnin ja asiakkuuden hoidon, osa työsuoritteen kuluihin. Asiakas saa saman palvelun halvemmalla ja nopeammin kuin ilman alihankintaa.

Itse asiassa yksikköhinnat toimialalla ovat tulleet parikymmentä vuotta alaspäin samalla kun palkkakustannukset kuitenkin ovat hiipineet muutaman prosentin vuosivauhdilla ylöspäin. Ohjelmistoalan onkin ollut pakko koko ajan tehostaa tuottavuuttaan merkittävästi. Ala kuitenkin voi hyvin ja alalla voidaan hyvin: järkevä verkostojen hyödyntäminen on menetelmien, teknologian ja koulutuksen parantumisen ohella yksi merkittävä tuottavuustekijä, joka ei ole pois palkasta tai selkänahasta.

Alihankinta hyvinä aikoina – osaajapulaan vastaaminen

Viimeiset vuodet on eletty talouden rivakkaa nousukautta ja erityisesti tietyissä teknologiasegmenteissä ja ainakin paikallisesti Kehä III:n sisäpuolella on koettu kipeääkin työvoimapulaa. Runsas kysyntä on houkutellut osaajia yksityisyrittäjyyteen ja lisännyt alihankinnan tarjontaa suhteessa kokeneen vakituisen työvoiman saatavuuteen. Tämä on taas vaikuttanut alalla – ei niinkään keskimääräiseen palkkatasoon, mutta jonkin verran palkkarakenteeseen: yrittäjähenkiset, riskiä jakavat palkkamallit ovat yleistyneet perinteisen palkkatyön ja yrittäjyyden välimaastossa.

Osaajapula on käytännön todellisuutta, vaikka osa siitä lieneekin kohtaanto-ongelmaa. Ketterä tekeminen on pitkälti syrjäyttänyt muut toteutustavat ja syystäkin, mutta kun se ammentaa voimaansa luontevasti läsnäolosta, se puolestaan vaikeuttaa vaikkapa oulu-, tampere- ja turkushoren täysipainoista hyödyntämistä alihankinnassa.

Niin tai näin, kysyntää on. Työtä riittää yllin kyllin niin alihankkijoille kuin vakituisellekin väelle eikä kenenkään ole tarvinnut harjoitella supistuvassa markkinassa räpiköimistä vuosikausiin.

Alihankinta huonoina aikoina – murrokset ja suuret haasteet

Ylämäki väistämättä tasoittuu ja kääntyy aikanaan alaviistoon. Silloin moni asia muuttuu. Varovaisesti kuitenkin tohdin olettaa, että ohjelmistoala ei lähiaikoina ole suurin romahtaja. Digitalisaatio on megatrendi, joka tuskin pysähtyy, ellei koko maailma pysähdy. Tekoäly ja robotiikka toteutuvat vääjäämättä, algoritmit ja koodi tulevat kaikkialle toteuttaen uuden teollisen vallankumouksen ja koodin edelleen valtaosin kirjoittaa lihaa ja verta oleva sovelluskehittäjä.

Muuttuvat palkkamallit ja alihankinta toimivat tietysti kysyntäjoustoina ja todella huonojen aikojen koittaessa alihankinta mahdollistaa nopean skaalauksen alaspäin.

Yhteistyö ja verkottuminen ohjelmistoalalla on kuitenkin ennen kaikkea tehokkuutta ja arkipäivän resilienssiä: se kanavoi kysyntää ja tarjontaa nopeasti uudelleen ja uskoakseni sopeutuu myös suhdannevaihteluihin jäykkiä rakenteita paremmin. Työ kun nykyisin harvoin vähenee kaikkialta yhtä aikaa, vaan suhdannemuutoksissa syntyy aina uusia kohtaanto-ongelmia.

Entä sitten ihmiskunnan todella suuret haasteet, kuten ilmastonmuutoksen pysäyttäminen? Sitä pidetään massiivisena kustannuksena, mutta kysehän on ihmiskunnan suurimmasta investoinnista tulevaisuuteen. Kuinka sellainen murros nyt ainakaan voisi vähentää työn kysyntää?

Kumppanuudet, verkottuminen ja alihankinta toimivat mielestäni parhaimmillaan murrosvaiheissakin siltana, jolla kysyntä ja tarjonta paremmin kohtaavat toisensa nopeasti muuttuvassa maailmassa – sekä yritysten että työntekijöiden parhaaksi. Ohjelmistoala jos joku on sellainen, jossa tälle pitäisi olla kaikki mahdolliset edellytykset.

Hyvän kumppaniverkoston kokoamisohjeet ohjelmistoyritykselle

Naulaan seuraavassa muutamia teesejäni alihankintakumppanitallin oveen. Nämä eivät ole ainoita tai ainutlaatuisia viisauksia, mutta uskon, että näillä periaatteilla on mahdollista rakentaa ja kasvattaa ohjelmistoyritykselle hyvä ja toimiva kumppaniverkosto.

Kumppanuussuhde on analoginen asiakassuhteen kanssa: sen lopullinen onnistuminen rakentuu joka päivä kumppanisuhteen kaikissa kohtaamisissa ja arkisessa vuorovaikutuksessa, eikä se sellaisenaan ole kopioitavissa.

Kumppanin valinta

• Valitse kumppaniksi ne, jotka haluavat kumppaniksesi. Sitä kutsutaan myyntityöksi, mutta älä kuitenkaan lupaa liikoja. Valitse kumppaneita, joille voit oikeasti tarjota toimeksiantoja.
• Valitse eettisesti toimivia kumppaneita. Teot toimivat todisteena, mutta älä silti jätä tilaajavastuulain vaatimuksia varmistamatta.
• Valitse pitkäaikaisia kumppaneita. Kumppani on osa yritystäsi, yrityskuvaasi ja palveluitasi.
• Hyviä kumppaneita mahtuu joukkoon aina lisää. Tarjonta luo kysyntää ja positiivista kierrettä.

Sopimukset ja sopimiset

• Keskity ymmärrettävään sisältöön ja sisällön ymmärryttämiseen. Yksinkertaisuus on valttia.
• Perusasioiden on oltava kunnossa, mutta juridisella neppailulla ei synny luottamuksellista suhdetta. Se syntyy luottamalla.
• Et omista koko maailmaa. Tarjoa kumppanille sellaiset sopimusehdot, jotka itsekin alihankkijana allekirjoittaisit.
• Olipa kumppani pieni tai suuri, toimiva kumppanuus on aina tasavertainen.
• Etiikka ja käytäntö: 1) sovitaan mitä tehdään, 2) tehdään mitä sovitaan. Poikkeustilanteissa siirrytään kohtaan 1.

Raha-asiat

• Ota tarpeeksi katetta, jotta alihankinta on aina kannattavaa liiketoimintaa.
• Älä ahnehdi. Liiketoiminnan pitää aina kannattaa myös kumppanille.

Ihmiset

• Kumppanisuhde on kuin asiakassuhde tai työntekijäsuhde. Hoida sitä kasvollisesti.
• Muista, että sinulla on työsopimuksella ja kumppanisopimuksella samaa työtä tekeviä tärkeitä ihmisiä, ei kahden kerroksen väkeä.
• Huolehdi että käytännön asiat toimivat, ohjeet ovat selkeät ja tuki pelaa. Sirkushuveja ei tarvita.
• Pidä hyvistä kumppanin työntekijöistä kiinni etsimällä heille seuraavakin hyvä toimeksianto.
• Kun olet suora ja reilu, voit olla myös vaativa.

Kirjoittanut

Mika Rosslyn

Aina ei tarvitse perustaa omaa yritystä voidakseen toimia alihankkijakumppanina ohjelmistoyritykselle. Siili One mahdollistaa ohjelmistoalan asiantuntijalle yrittäjämäisen vapauden tehdä töitä – ilman tuskaa myynnistä tai muusta.