Asiakkaiden kontaktihenkilöiden tietosuojaseloste

Päivitetty: 9.4.2021

Siili Solutions Oyj konserniyhtiöineen ("Siili", myös "me"; y-tunnus 1979903-5) arvostaa yksityisyyttäsi ja on sitoutunut suojaamaan henkilötietosi. Tässä Asiakkaiden kontaktihenkilöiden tietosuojaselosteessa (jäljempänä ”Seloste”) kuvataan, kuinka pidämme henkilötietosi (”Kontaktihenkilötiedot”) turvassa ja luottamuksellisina. Lisäksi tässä Selosteessa kuvataan, kuinka käsittelemme Kontaktihenkilötietojasi minkä tahansa liiketapahtuman tai -toimen (jäljempänä ”Liiketoimi”) yhteydessä, johon ryhdyt Siilin kanssa tai joka liittyy sinuun Siilin asiakasyrityksen työntekijänä tai edustajana. Siili toimii Kontaktihenkilötietojesi rekisterinpitäjänä. Rekisterinpitäjänä Siili on vastuussa henkilötietojesi käsittelemisestä ja määrittelee henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Siili käsittelee Kontaktihenkilötietojasi aina soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Lue tämä Seloste huolellisesti ennen kuin sitoudut mihinkään Liiketoimeen Siilin kanssa. Sitoutumalla Liiketoimeen Siilin kanssa, ilmaiset ymmärryksesi siitä, että henkilötietojasi käsitellään tämän Selosteen mukaisesti. Muussa tapauksessa odotamme, että keskeytät Liiketoimen Siilin kanssa ja et luovuta Kontaktihenkilötietojasi tai lopetat Kontaktihenkilötietojesi luovuttamisen Siilille. Huomioi, että jos meillä ei ole tarvittavia Kontaktihenkilötietojasi, Liiketoimen aloittaminen tai saattaminen loppuun ei ole välttämättä mahdollista.

 

Kontaktihenkilötietojesi lainmukainen käsittely

Riippuen Siilin ja sinun tai edustamasi asiakasyrityksen liiketoimintasuhteen luonteesta, Kontaktihenkilötietojesi käsitteleminen perustuu:

• Siilin oikeutettuihin etuihin – Kontaktihenkilötietojesi käsitteleminen on välttämätöntä, jotta liiketoimintaa voidaan harjoittaa soveltuvan lainsäädännön mukaisesti;
• sopimussuhteeseen joko suoraan Siilin ja sinun välilläsi tai epäsuorasti Siilin ja edustamasi asiakasyrityksen välillä;
• Siilin lakisääteisiin oikeuksiin ja velvollisuuksiin ja/tai
• suostumukseesi, esim. jos tilaat uutiskirjeemme tai muita tiedotteitamme.

Lisäksi voimme joissain poikkeustapauksissa kerätä ja käsitellä määrättyjä Kontaktihenkilötietojasi, jotka katsotaan arkaluonteisiksi tiedoiksi (ks. luku ”Kontaktihenkilötiedot, joita Siili kerää ja käsittelee”). Voimme käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan suostumuksellasi.

Jos määrätyn Kontaktihenkilötietosi käsitteleminen perustuu suostumukseesi, voit koska tahansa peruuttaa suostumuksesi tällaisen tiedon käsittelemisen osalta. Peruuttaaksesi suostumuksesi voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse dataprotection@siili.com.

 

Kontaktihenkilötietojesi keräämisen tavat ja tietolähteet

Liiketoimesta riippuen voi olla tarpeellista, että luovutat meille Kontaktihenkilötietojasi. Tämä voi tapahtua täyttämällä ja lähettämällä nettilomakkeen sinulle tarjolla olevissa sovelluksissamme. Lisäksi Kontaktihenkilötietojesi kerääminen voi tapahtua vuorovaikutteisesti puhelimessa, tapaamisessa tai muulla ei-digitaalisella tavalla.

Lisäksi voimme kerätä Kontaktihenkilötietojasi kolmansilta osapuolilta kuten edustamaltasi asiakasyritykseltä, omilta työntekijöiltämme ja/tai muilta henkilöiltä, jotka tarjoavat meille palvelujaan. Voimme myös kerätä digitaalisesti tietoa, joka koskee palvelujemme käyttöä.

Kontaktihenkilötietosi, joita Siili kerää ja käsittelee

Tyypillisiä Kontaktihenkilötietojasi, joita keräämme ja käsittelemme, ovat nimesi, työosoitteesi ja muut yhteystietosi kuten sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi. Keräämme myös tietoja, jotka yhdistävät sinut edustamaasi asiakasyritykseen kuten yrityksen nimi ja asemasi yrityksessä. Tilanteesta riippuen voimme kerätä välttämätöntä tietoa, joka liittyy Liiketoimeen sinun ja Siilin välillä, mukaan lukien taloudelliset transaktiot Siilin ja sen asiakasyritysten välillä tai yksittäistapauksessa sinun ja Siilin välillä. Tällaiset tiedot käsittävät tietoa projekteista ja toimeksiannoista, joissa sinä ja Siili olette toimineet yhdessä. Voimme kerätä myös palautetta ja tietoa odotuksestasi Siiliä kohtaan.

Jos käytät digitaalisia palveluitamme, keräämme tietoa palvelujemme käytöstä.

Emme yleensä kerää Kontaktihenkilötietoa, joka kuuluu arkaluonteisiin henkilötietoihin (”Arkaluonteinen Kontaktihenkilötieto”, joka tarkoittaa tietosuoja-asetuksessa määritellyn mukaisesti henkilötietoa, josta ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys taikka terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot). Poikkeuksena tähän voimme kerätä ja käsitellä allergioihin ja ruokavalioon ja tarjoiluodotuksiin liittyviä tietoja virvokkeiden ja tarjoiluiden järjestämiseksi asiakaspalavereihin, tapaamisiin ja koulutuksiin mukaan lukien Siili Akatemian koulutukset.

 

Kontaktihenkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme Kontaktihenkilötietojasi mahdollistaaksemme Liiketoimet sinun ja Siilin välillä ja edelleen Siilin ja Siilin asiakasyritysten välillä. Käytännössä tämä tarkoittaa markkinoinnin, myynnin ja Siilin palvelujen ja tuotteiden tarjoamisen mahdollistamista (mukaan lukien siihen liittyvä kommunikointi ja yhteydenpito) sinulle ja edustamallasi asiakasyritykselle. Käsittelemme Kontaktihenkilötietojasi myös kehittääksemme liiketoimintaamme ja sisäisiä operaatioitamme mukaan lukien IT-ympäristömme.

Kontaktihenkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset on listattu alla. 

• Markkinointi, myynti, tuotanto ja Siilin palvelujen ja tuotteiden tarjoaminen
• Asiakassuhteiden hallinnoiminen
• Liiketoiminnan kehittäminen ja raportointi Siilissä
• Siilin palvelujen ja tuotteiden kehittäminen
• IT-ympäristön ja sovellusten kehittäminen
• Laskutus, verotukseen liittyvät seikat sekä muut tarvittavat tiedot taloudellisia transaktioita varten
• Asiakasyritysten ja asiakasyritysten kontaktihenkilöiden palautteen kerääminen ja käsitteleminen
• Lainsäädännön noudattamisen turvaaminen, Siilin lainmukaisten oikeuksien toteuttaminen (mukaan lukien oikeudelliset vaateet) ja Siilin puolustaminen oikeudellisia vaateita vastaan

Kontaktihenkilötietojasi ei käytetä muihin tarkoituksiin kuin niihin, jotka on kuvattu tässä Selosteessa.

 

Kontaktihenkilötietojesi säilyttäminen

Pääsääntöisesti säilytämme Kontaktihenkilötietojasi 10 vuotta viimeisestä Liiketoimesta sinun ja Siilin välillä. Tämä yleinen säilytysaika perustuu mm. lakeihin, jotka sääntelevät velkojen erääntymistä, mahdollisiin pitkiin takuuaikoihin palvelujamme ja tuotteitamme koskien sekä perinteisesti pitkäkestoisiin yhteistyösuhteisiin asiakasyritystemme kanssa. Lisäksi Kontaktihenkilötietojesi säilyttäminen voi olla tarpeen mahdollisia oikeudenkäyntitarkoituksia varten.

Yllä sanotusta säilytyssäännöstä voidaan kuitenkin poiketa mm. pakollisen lainsäädännön vaatimusten nojalla. Tästä johtuen joissakin tapauksissa säilytysaika voi olla lyhyempi tai pidempi kuin yllä sanottu.

Edellä todetusta huolimatta Kontaktihenkilötietojesi säilytysaikaa voidaan aina pidentää, mikäli Siilillä on olemassa oleva tai välitön tarve puolustaa itseään oikeudellisia vaatimuksia vastaan tai laatia tai esittää oikeudellisia vaateita.

 

Kontaktihenkilötietojesi luovuttaminen ja siirtäminen

Emme luovuta Kontaktihenkilötietojasi muutoin kuin niissä tilanteissa, jotka on määritelty tässä osiossa, tai jos olet antanut suostumuksesi tietojesi luovuttamiseen määrätyssä yhteydessä.

Emme tavallisesti luovuta Kontaktihenkilötietojasi muille rekisterinpitäjille itsenäisesti käytettäväksi. Kontaktihenkilötietojesi luovuttaminen on kuitenkin tarpeen, mikäli pakollinen lainsäädäntö tätä edellyttää (kuten vero- tai muille viranomaisille). Poikkeuksena tähän Siili Akatemian koulutuksiin liittyviä henkilötietoja (kuten osallistumis- ja kurssitiedot) voidaan luovuttaa luotettaville liiketoimintakumppaneillemme koulutuksiin liittyvien sertifikaattien myöntämiseksi ja niiden ylläpitämiseksi.

Voimme siirtää Kontaktihenkilötietojasi Siilin tytäryhtiöille tai kolmansille osapuolille (kuten alihankkijoillemme), jotka käsittelevät Kontaktihenkilötietojasi meidän puolestamme ja lukuun tässä Selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Tällä tavalla henkilötietosi pysyvät meidän valvontamme alaisina.

Mikäli Kontaktihenkilötietojasi siirretään ulkopuolisille henkilötietojen käsittelijoille (alihankkijoille tai toimittajille) käsiteltäväksi Siilin puolesta, toteutetaan asianmukaiset soveltuvan lainsäädännön edellyttämät järjestelyt sopimuksin (kuten tietojenkäsittelysopimusten muodossa), jotta taataan asianmukainen ja lainmukainen henkilötietojen käsittely.

Siili toimii kansainvälisesti. Teknisistä ja käytännön syistä johtuen Kontaktihenkilötietojasi voivat käsitellä Siilin tytäryhtiöt tai alihankkijat, jotka sijaitsevat EU:n tai ETA:n ulkopuolella (Sveitsi mukaan lukien). Tästä johtuen maissa, joihin Kontaktihenkilötietojasi voidaan siirtää tai joista Kontaktihenkilötietoihisi on pääsy, voi olla toisenlainen tietosuojan taso kuin siinä maassa, johon olet sijoittunut. Tällaisissa tietojensiirron tilanteissa Kontaktihenkilötietojasi käsitellään lainsäädännön edellyttämällä tavalla (riittävä tietosuojan taso varmistetaan käyttämällä esimerkiksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita ja mahdollisia lisätoimenpiteitä) ja noudattamalla Siilin soveltuvia tietosuojapolitiikkoja ja -ohjeistuksia.

Meillä voi myös olla tarve jakaa Kontaktihenkilötietojasi liiketoimintamme tai sen osan ostajan tai mahdollisen ostajan kanssa. Näin ei tapahdu usein, mutta jos Kontaktihenkilötietojesi jakaminen on tällaisessa tilanteessa välttämätöntä, niin jaamme ainoastaan pienimmän mahdollisen määrän Kontaktihenkilötietojasi ja aina soveltuvan lainsäädännön rajoissa.

Voimme kerätä statistiikkaa asiakasyrityksistämme ja yritysten kontaktihenkilöistä ja luovuttaa sitä hyvämaineisille kolmansille osapuolille, mutta tällainen statistiikka on aina anonymisoitua eikä sisällä Kontaktihenkilötietojasi.

Tietoturva

Sovellamme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojellaksemme Kontaktihenkilötietojasi vahingossa tapahtuvalta tai lainvastaiselta tuhoamiselta, häviämiseltä, muuttamiselta, luvattomalta luovuttamiselta ja pääsyltä tietoihin.

Nämä toimenpiteet sisältävät (mutta eivät rajoitu seuraaviin) kunnolliset palomuurijärjestelyt, viruksentorjunnan, asianmukaisen viestien suojaamisen ja turvallisten ja valvottujen laitteiden ja serverihuoneiden käytön. Tietoturva otetaan huomioon erityisellä huolellisuudella, kun käytämme kolmansia osapuolia (esim. alihankkijat, jotka toimivat henkilötietojen alikäsittelijöinä) IT-järjestelmien ja palvelujen tarjoajina.

Tietoturvaan liittyviä vaatimuksia seurataan asianmukaisesti IT-järjestelmien pääsynhallinnan muodossa. Siilin työntekijät, jotka käsittelevät Kontaktihenkilötietojasi osana työtehtäviään, on ohjeistettu ja koulutettu asianmukaisesti tietosuojan ja tietoturvan saralla.

 

Automaattinen päätöksenteko

Emme tee sinua koskevia päätöksiä automaattisen päätöksenteon keinoin.

 

Evästeiden käyttäminen

Voimme toisinaan asettaa sellaista tietoa tietokoneellesi, joka mahdollistaa laitteen tunnistamisen. Tällainen tieto tunnetaan yleisesti evästeenä. Tyypillisesti evästeet mahdollistavat määrätyn tiedon keräämisen laitteestasi, mukaan lukien IP-osoitteesi, tietokoneesi käyttöjärjestelmän ja selaintyyppisi. Evästeiden tarkoituksena on parantaa Liiketoimiemme ja yhteistyömme laatua. Käytämme evästeitä ainoastaan suostumuksellasi (pois lukien välttämättömät evästeet, joiden käyttö on tarpeen verkkosivujemme toiminnan mahdollistamiseksi). Erillinen evästepolitiikkamme (”Evästekäytäntö”) antaa yksityiskohtaisempaa tietoa evästeiden käytöstämme (viittaukset Selosteeseen käsittävät myös Evästekäytännön sisällön, jollei toisin ole todettu). Mikäli Evästekäytäntö ja Seloste ovat ristiriidassa keskenään, Evästekäytännössä esitetyt tiedot ovat ensisijaisia.

 

Sinun oikeutesi

Sinulla on milloin tahansa oikeus:

• vastustaa Kontaktihenkilötietojesi käsittelyä, joka tapahtuu oikeutetun edun nojalla tai markkinnointitarkoituksiin ja
• peruuttaa suoramarkkinointiyhteydenottojen tilaus.

Sinulla on myös milloin tahansa oikeus:

• saada pääsy Kontaktihenkilötietoihisi ja saada kopio Kontaktihenkilötiedoistasi ja lisätietoja koskien Kontaktihenkilötietojesi käsittelyä kuten laki edellyttää,
• vahvistaa Kontaktihenkilötietojesi virheettömyys ja saada pyytämällä epätäydelliset, epätarkat tai vanhentuneet Kontaktihenkilötietosi muutettua tai päivitettyä,
• määrätyissä tilanteissa saada jotkin Kontaktihenkilötietojasi poistetuksi, jos;
• Kontaktihenkilötietojasi eivät ole enää tarpeellisia käsittelyn tarkoituksiin nähden,
• peruutat suostumuksesi määrättyjen Kontaktihenkilötietojasi käsittelemiseen ja käsittelyyn ei ole muuta oikeusperustetta,
• Kontaktihenkilötietojasi on poistettava, jotta noudatamme EU-lainsäädännön tai kansallisen lainsäädännön oikeudellista velvoitetta tai
• Siili ei ole käsitellyt Kontaktihenkilötietojasi lainmukaisesti
• määrätyissä tilanteissa rajoittaa Kontaktihenkilötietojasi käsittelyä, jos;
• kiistät Kontaktihenkilötietojasi virheettömyyden,
• Kontaktihenkilötietojasi käsitteleminen ei ole ollut lainmukaista ja vastustat tietojesi poistamista ja pyydät poistamisen sijaan rajoittamaan tietojesi käsittelyä tai
• Siili ei enää tarvitse Kontaktihenkilötietojasi niihin tarkoituksiin nähden, joihin tiedot on kerätty, mutta tarvitset tietojasi oikeudellisten vaateiden esittämiseksi tai niitä vastaan puolustautumiseksi
• saada meille luovuttamasi Kontaktihenkilötietojasi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle ja
• valittaa valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto)

Sinulla on myös milloin tahansa oikeus:

• peruuttaa suostumuksesi määrättyjen Kontaktihenkilötietojasi käsittelyyn.

Jos haluat toteuttaa oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä sähköpostiosoitteeseen dataprotection@siili.com. Pyyntösi voidaan kuitenkin hylätä tai sitä voidaan rajoittaa, jos soveltuva laki sallii tai edellyttää tätä.

 

Tämän selosteen päivitykset

Voimme muuttaa tai täydentää tätä Selostetta, mikäli katsomme sen tarpeelliseksi. Tästä syystä suosittelemme, että luet tämän Selosteen säännöllisesti.

Yhteystiedot

Jos haluat ottaa meihin yhteyttä tietosuojaa koskevissa asioissa (koskien tiettyä Liiketoimea tai muutoin), voit lähettää meille sähköpostia osoitteeseen dataprotection@siili.com.